Création de services innovants dans le champ de la vie étudiante

L’IDEX Université Grenoble Alpes lance, pour la deuxième année consécutive, un appel à projets pour soutenir les activités de création de services aux étudiants dans le champ de la vie étudiante. Les projets devront correspondre aux deux objectifs portés par le volet Vie étudiante de l’IDEX à savoir : « développer les services en impliquant les étudiants et en recourant au principe de services créés par les étudiants pour les étudiants » et « positionner la vie étudiante comme un élément de la formation « informelle » sur le campus ».

Ce fonds de soutien a donc pour objectifs de favoriser l’émergence de services innovants, de valoriser le sentiment d’appartenance à la communauté, d’assurer l’utilisation pertinente du numérique et de soutenir les initiatives qui privilégient une démarche active des étudiants. L’enveloppe dévolue à ces projets est de 400 000 € au total sur la période 2016-2020.
Ce fonds de soutien vise à offrir le « coup de pouce » nécessaire pour le développement d’une idée, mais n’a pas vocation à assurer le fonctionnement pérenne. A l’échéance de ce soutien, les initiatives soutenues devront trouver un moyen de financement autonome. Le co-financement accordé aura une durée maximale de 2 ans.

Trois vagues d’appels à projets sont prévues pendant la période de l’IDEX 2016-2019. Chaque vague peut comporter une à deux sessions en fonction des fonds disponibles. Les orientations pourront être revues pour la troisième vague de l’appel à projets. Concernant cet appel à projets, une seule session sera organisée en 2017-2018.
Les projets incluant des partenaires hors IDEX Université Grenoble Alpes, des entreprises, des associations non étudiantes (ONG…), des collectivités sont éligibles, mais seuls les partenaires de l’IDEX disposeront du fonds IDEX.
L’appel à projets « création de services innovants dans le champ de la vie étudiante », objet du présent document de cadrage, est lancé auprès des établissements partenaires de l’IDEX et de leurs partenaires dans le champ de la Vie Etudiante.
Les dossiers engageant des financements IDEX en 2017 sont à retourner au plus tard le 15 novembre 2017 à 12h, sur la plateforme de dépôt : http://projects-call.univ-grenoble-alpes.fr La commission d’examen se réserve le droit de rencontrer les candidats. La réponse sera rendue au plus tard le 31 janvier 2018 et les projets devront engager toutes les dépenses avant le 31 décembre 2018.
Sous réserve d’éligibilité, les projets présentés et non retenus peuvent être présentés à nouveau.

Projets éligibles : Les projets éligibles concernent la création de services innovants privilégiant une démarche active des étudiants. Pour susciter leur adhésion, ces services pourront prévoir une utilisation pertinente du numérique. Ces projets doivent porter sur un des domaines de la vie étudiante. Ils seront portés par un établissement partenaires de l’IDEX.

Financement : Une enveloppe de 150 000 € est prévue pour l’année 2017-2018 au titre de ce fonds de soutien.
A titre indicatif, lors de l’édition 2016-2017, l’enveloppe de 100 000 € a été distribuée à 7 projets. Les descriptifs des projets sont disponibles en ligne : pour la session 1 et pour la session 2.

Nature des dépenses susceptibles de faire l’objet de financement :
- Charges de fonctionnement (non reconductibles)
- Petits équipements
- Investissement (l’investissement est dédié à l’achat de matériels ou immatériels dont la valeur unitaire est supérieure à 4 000€HT)
- Ressources humaines (stages étudiants, vacations étudiantes, heures complémentaires d’enseignement pour les activités de formation prévues dans le projet)

Les projets présentés devront, dans la mesure du possible, faire l’objet d’engagements financiers complémentaires aux demandes de financement présentées au titre du fonds de soutien. Les projets seront présentés en coût consolidé faisant clairement apparaitre les apports des différentes parties prenantes et identifiant la contribution IDEX. Les apports, valorisation du personnel incluse, devront à minima représenter 50% du budget total consolidé.

Critères de sélection : La sélection des projets par le jury s’appuiera notamment sur les critères suivants :
• Innovation et caractère interdisciplinaire (interdisciplinarité dans la réalisation du service ou dans le service lui-même)
– la pertinence des objectifs du service.
– l’innovation par rapport à l’existant
– la mobilisation de l’interdisciplinarité.
– le positionnement national et international (l’objectif est de porter les services universitaires au niveau des standards internationaux).
• Visibilité et attractivité du site
– La qualité des engagements en termes d’amélioration de la qualité de la vie des étudiants
– Les engagements en termes d’attractivité et de contribution au sentiment d’appartenance à la communauté
• Moyens et pérennité du projet
– Le projet doit démontrer la capacité à pérenniser le service
• Environnement
– impact environnemental et social

Constitution des dossiers : Les porteurs de projet ont l’obligation de prendre rendez-vous avec la chargée de projets avant le dépôt de leur projet, idéalement durant le mois d’octobre. Pour cela, ils devront la contacter à l’adresse suivante: idex-vieetudiante@univ-grenoble-alpes.fr

Tous les projets doivent être déposés sur le site : http://projects-call.univ-grenoble-alpes.fr
Les renseignements suivants seront demandés:
- l’identification des porteurs de projet (contexte, acteurs…)
- le descriptif du projet (constats, objectifs, détails, attendus, dissémination, pérennisation)
- la planification sur les années 2017 - 2018 ou plus si besoin (calendrier)
- l’évaluation proposée (indicateurs envisagés…)
- les demandes de soutiens financiers IDEX (fonctionnement, vacations, heures et soutien…)
- le budget consolidé par action composé de la subvention IDEX et des apports extérieurs
- si le projet est pluri-annuel, le dossier doit comporter le détail par année des objectifs/réalisation/ budget.

Les postulants doivent joindre les lettres de soutien de leur direction/ou des instances de pilotage, de partenaires internes ou externes à leur projet.
Pour les projets pluriannuels, les versements sont versés par année civile à la suite de la réception du bilan de l’année précédente. La Commission exécutive Vie étudiante se réserve le droit d’arrêter les versements si les objectifs ne sont pas atteints.

Composition du jury : Le jury est composé des membres de la Commission exécutive Vie étudiante de l’Idex.

Modalités de sélection et calendrier pour la deuxième vague :
-    prise de rendez-vous courant octobre 2017 avec l’assistante à la gestion de l’AAP à l’adresse : idex-vieetudiante@univ-grenoble-alpes.fr
-    au plus tard le 15 novembre 2017 à 12h : le porteur du projet dépose son dossier sur la plateforme
-    décembre 2017 : réunion du jury et sélection des projets soutenus.
-    validation en comité de pilotage en janvier 2018
-    au plus tard le 31 janvier 2018 : le porteur de projet est averti par mail.
-    années 2017-2018 : mise en œuvre du projet

Engagement des candidats / Documents à restituer : Les porteurs de projets pour lesquels un financement sera octroyé s’engagent à :
- tenir informé l’assistant à la gestion de l’avancée du projet
- présenter le bilan financier global du projet (coût consolidé) en janvier après la fin d’année budgétaire
- remplir et faire signer la maquette du reporting IDEX (un document par établissement) signé par l’agent comptable de l’établissement qui devra être transmis à la ComUE UGA.
- si la durée du projet dépasse un an, préparer et présenter un bilan à la fin de chaque année de mise en place pour mesurer son impact et pouvoir le comparer aux objectifs attendus.
- réaliser une évaluation qualitative et quantitative du projet : élaboration d’un bilan établissant une vue synthétique du projet et mentionnant les points négatifs et positifs ainsi que des propositions d’amélioration selon le modèle fournit.
- contribuer à la valorisation du projet après sa réalisation : rédaction éventuelle d’un article dans les médias de communication interne de la Communauté, présentation lors de journées de promotion (par exemple journées d’accueil).

Télécharger le cahier des charges de l’appel à projets

Période de dépôt du dossier Date de début: 15/06/2017 08:00
Date de fin: 15/11/2017 12:00

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