Création de services innovants dans le champ de la vie étudiante - Deuxième session de la première vague 2016-2017

L’IDEX Université Grenoble Alpes lance un appel à projets pour soutenir les activités de création de services aux étudiants dans le champ de la vie étudiante. Les projets devront correspondre aux deux objectifs portés par le volet Vie étudiante de l’IDEX à savoir "Développer les services en impliquant les étudiants et en recourant au principe de services créés par les étudiants pour les étudiants" et "Positionner la vie étudiante comme un élément de la formation "informelle" sur le campus ».

Ce fonds de soutien a donc pour objectifs de favoriser l’émergence de services innovants, de valoriser le sentiment d’appartenance à la communauté, d’assurer l’utilisation pertinente du numérique et de soutenir les initiatives qui privilégient une démarche active des étudiants.
Sous réserve de l’obtention de la dotation demandée, l’enveloppe dévolue à ces projets sera d’environ 400 k€ au total sur la période 2016-2020, le financement par projet pouvant être de 5k€ à 30k€ pour une durée maximum de 2 ans.
Ce fonds de soutien vise à offrir le « coup de pouce » nécessaire pour le développement d’une idée, mais n’a pas vocation à assurer le fonctionnement pérenne. A l’échéance de ce soutien, les initiatives soutenues devront trouver un moyen de financement autonome..

Trois vagues d’appels à projets sont prévues pendant la période de l’IDEX 2016-2019. Chaque vague peut comporter une à deux sessions en fonction des fonds disponibles. Les orientations pourront être revues pour la deuxième vague de l’appel à projets.
Les projets incluant des partenaires hors IDEX Université Grenoble Alpes, des entreprises, des associations non étudiantes (ONG…), des collectivités sont éligibles, mais seuls les partenaires de l’IDEX disposeront du fonds IDEX.
L’appel à projets « création de services aux étudiants », objet du présent document de cadrage, est lancé auprès des établissements partenaires de l’IDEX et de leurs partenaires dans le champ de la Vie Etudiante.

Les dossiers engageant des financements IDEX en 2017 sont à retourner au plus tard le 15/01/2017 à 12h, sur la plateforme de dépôt : http://projects-call.univ-grenoble-alpes.fr. La commission d’examen se réserve le droit de rencontrer les candidats. La réponse sera rendue au plus tard le 15 mars et les projets devront engager toutes les dépenses avant décembre 2017.

Sous réserve d’éligibilité, les projets présentés et non retenus peuvent être présentés à nouveau,

Projets éligibles
Les projets éligibles concernent la création de services innovants privilégiant une démarche active des étudiants. Pour susciter leur adhésion, ces services pourront prévoir une utilisation pertinente du numérique. Ces projets doivent porter sur un des domaines de la vie étudiante. Ils seront portés par un établissement partenaires de l’IDEX

Financement
Une enveloppe d’environ 100 000 € est prévue pour 2016-2017 au titre de ce fonds de soutien. La session 2 de la première vague disposera d’un fonds de 35 000€.

Nature des dépenses susceptibles de faire l’objet de financement :

-       Charges de fonctionnement (non reconductibles)
-       Petits équipements
-       Investissement (l’investissement est dédié à l’achat de matériels ou immatériels dont la valeur unitaire est supérieure à 4 000€HT)
-       Ressources humaines (stages étudiants, vacations étudiantes, heures complémentaires d’enseignement pour les activités de formation prévues dans le projet)

Les projets présentés devront, dans la mesure du possible, faire l’objet d’engagements financiers complémentaires aux demandes de financement présentées au titre du fonds de soutien. Les projets seront présentés en coût consolidé faisant clairement apparaitre les apports des différentes parties prenantes et identifiant la contribution IDEX. Les apports, valorisation du personnel incluse, devront à minima représenter 50% du budget total consolidé.

Critères de sélection
La sélection des projets par le jury s’appuiera notamment sur les critères suivants :

       Innovation et caractère interdisciplinaire (interdisciplinarité dans la réalisation du service ou dans le service lui-même)
      la pertinence des objectifs du service.
      l’innovation par rapport à l’existant
      la mobilisation de l’interdisciplinarité.
      le positionnement national et international (l’objectif est de porter les services universitaires au niveau des standards internationaux).
       Visibilité et attractivité du site
      La qualité des engagements en termes d’amélioration de la qualité de la vie des étudiants
      Les engagements en termes d’attractivité et de contribution au sentiment d’appartenance à la communauté
       Moyens et pérennité du projet
      Le projet doit démontrer la capacité à pérenniser le service
       Environnement
      impact environnemental et social

Constitution des dossiers
Les porteurs de projet sont invités à prendre rendez-vous avec la chargée de projets à l’adresse : idex-vieetudiante@univ-grenoble-alpes.fr

Tous les projets doivent être déposés sur le site: . http://projects-call.univ-grenoble-alpes.fr
Les renseignements suivants seront demandés:
-       l’identification des porteurs de projet (contexte, acteurs…)
-       le descriptif du projet (constats, objectifs, détails, attendus, dissémination, pérennisation)
-       la planification sur les années 2017 - 2018 ou plus si besoin (calendrier)  l’évaluation proposée (indicateurs envisagés…)
-       les demandes de soutiens financiers IDEX (fonctionnement, vacations, heures et soutien…)
-       le budget consolidé par action composé de la subvention IDEX et des apports extérieurs
-       si le projet est pluri-annuel, le dossier doit comporter le détail par année des objectifs/réalisation/budget

Les postulants doivent joindre les lettres de soutien de leur direction/ou des instances de pilotage, de partenaires internes ou externes à leur projet. Pour les projets pluriannuels, les versements sont versés par année civile à la suite de la réception du bilan de l’année précédente. La Commission exécutive Vie étudiante se réserve le droit d’arrêter les versements si les objectifs ne sont pas atteints.

Composition du jury
Le jury est composé des membres de la Commission exécutive Vie étudiante de l’Idex.

Modalités de sélection et calendrier :
Pour la deuxième session de la première vague
·         prise de rendez-vous avec l’assistant à la gestion de l’AAP à l’adresse : idex-vieetudiante@univ-grenoble-alpes.fr
·         au plus tard le 15 janvier 2017 à 12h : le porteur du projet dépose son dossier sur la plateforme
·         mi-février 2017 : réunion du jury et sélection des projets soutenus.
·         validation en comité de pilotage du 3 mars 2017
·         au plus tard le 15 mars 2017 : le porteur de projet est averti par mail.
·         année 2017 : mise en œuvre du projet

Engagement des candidats / Bilan des projets
Les porteurs de projets pour lesquels un financement sera octroyé s’engagent à :
- tenir informé l’assistant à la gestion de l’avancée du projet
- présenter le bilan financier global du projet (coût consolidé) en janvier après la fin d’année budgétaire
- si la durée du projet dépasse un an, préparer et présenter un bilan à la fin de chaque année de mise en place pour mesurer son impact et pouvoir le comparer aux objectifs attendus.
- contribuer à la valorisation potentielle du projet après sa réalisation : rédaction d’un article

dans les médias de communication interne de la Communauté, présentation lors de journées de promotion (par exemple journées d’accueil).

L’objectif de ce bilan est d’établir une vue synthétique du projet en mentionnant les points positifs et négatifs et en formulant des propositions d’amélioration pour son éventuelle dissémination. Ce bilan est présenté par écrit.

 

Télécharger le texte de l'appel : 2eme APPEL PROJETS- servicesVie etudiante-15nov.pdf

Période de dépôt du dossier Date de début: 18/11/2016 12:00
Date de fin: 16/01/2017 12:00

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